Aangetekend Mailen
Beveiligd & Rechtsgeldig documenten versturen
Aangetekend Mailen maakt het mogelijk om vertrouwelijke gegevens te e-mailen waarbij er bewijs wordt verschaft ten aanzien van het hanteren van de verzonden gegevens, met inbegrip van bewijs van het verzenden en ontvangen van de gegevens, en die de verzonden gegevens beschermt tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen.
Eenvoudig in gebruik
Het versturen van aangetekende e-mails is heel eenvoudig. Weg met de additionele, lastige, Mijn-omgevingen. Aangetekend Mailen is heel eenvoudig te integreren binnen de systemen van jouw organisatie en kent een minimale IT-impact. Met de integratie in o.a. Outlook kunnen de gebruikers ongeacht tijdstip en locatie een Aangetekend Mailen versturen alsof het een gewone e-mail is. Behalve de integratie in het mailprogramma, kan Aangetekend Mailen ook worden geïntegreerd in een workflow zodat documenten volledig geautomatiseerd kunnen worden verzonden en afgehandeld. Hiermee kan een proces van dagen worden ingekort naar slechts een paar uur. Er zijn twee varianten van Aangetekend Mailen Standaard en Gekwalificeerd.
Aangetekend Mailen Standaard
| AANGETEKEND MAILEN |
| STANDAARD – ERDS |
OPTIONEEL
|
| Conform artikel 43 eIDAS verordening |
Aangetekend Mailen Gekwalificeerd
| AANGETEKEND MAILEN PLUS |
| GEKWALIFICEERD – qERDS |
PLUS
OPTIONEEL
|
| Conform artikel 44 eIDAS verordening |
Wanneer zet je een Aangetekende Mail is en wanneer gebruik je een Aangetekende Mail Plus?
Deze afweging is een afweging tussen enerzijds de mate van juridische waarde en Veiligheid versus gebruiksvriendelijkheid en kosten. Hoe hoger de juridische waarde (en automatisch dus de veiligheid) hoe minder gebruiksvriendelijk en duurder de oplossing wordt.
Voorbeeld 1a:
In een creditmanagementproces zoals het versturen van een herinnering factuur is het gebruik van een Aangetekende Mail voor de hand liggend. Juridisch is voldoende aantoonbaar dat de factuur meerdere malen bezorgd is naar het betreffende bekende emailadres. De attentiewaarde van het bericht is belangrijker dan het onomstotelijk bewijs. De ontvangst van de Aangetekende Mail kan eenvoudig met het accepteren van het bericht middels 1 klik.
Voorbeeld 1b:
Stel dat in het voorgaande voorbeeld de geadresseerde nog steeds de factuur niet betaald en er een sanctie aangekondigd gaat worden waarbij het van belang is dat er onomstotelijk wordt vastgesteld dat de geadresseerde ook daadwerkelijk de Ontvanger van het bericht is, dan lijkt het raadzaam om de dienst Aangetekend Mailen Plus in te zetten.
Voorbeeld 2a:
Bij een opzegging, bijvoorbeeld een (sportschool) abonnement, is het gebruik van een Aangetekende Mail voor de hand liggend. Juridisch is voldoende aantoonbaar dat de opzegging is bezorgd op het betreffende bekende emailadres. De attentiewaarde van het bericht is belangrijker dan het onomstotelijk bewijs. De ontvangst van de Aangetekende Mail kan eenvoudig met het accepteren van het bericht middels 1 klik.
85% van de Aangetekende Mails waren eerder geen aangetekende poststukken
Voorbeeld 2b:
Stel dat in het voorgaande voorbeeld de geadresseerde de opzegging betwist en/of er aanvullende kosten te verhalen zijn lijkt het raadzaam om de dienst Aangetekend Mailen Plus in te zetten.
eIDAS
Aangetekend B.V. en haar distributeur in België IPEX N.V./ S.A. zijn beiden gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners voor ERDS en qERDS ((qualified) Electronic Registered Delivery Service – dienst voor elektronisch aangetekende bezorging). Met de inzet van Aangetekend Mailen wordt de inhoud van het document geborgd, is absoluut duidelijk wie de afzender is en wie de ontvanger en wordt elke fase van het verzend- en ontvangstproces vastgelegd. Bij de gekwalificeerde versie wordt de authenticiteit van zowel de verzender als de ontvanger zorgvuldig gecontroleerd.
Als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlenerers (Qualified Trust Service Providers) hebben de diensten Aangetekend Mailen (ERDS) en Aangetekend Mailen Plus (qERDS) in ieder Europees land dezelfde status als lokale postbedrijven.
Zij maken al gebruik van Aangetekend Mailen
Certificeringen
Een eIDAS gekwalificeerde vertrouwensdienst voor een elektronische Aangetekende brief.
